Paliwo jest zaliczane do wydatków eksploatacyjnych pojazdu jakie przedsiębiorca ponosi w związku z wykorzystywaniem auta w swojej działalności, podobnie jak koszty myjni, przeglądów, zakupu płynu do spryskiwaczy, opłat za parking, koszt zakupu części samochodowych, płatność za serwis itp.

– Najczęściej wykorzystujemy samochód osobowy zarówno do celów prywatnych jak i firmowych (czyli mieszanych). Przyjmijmy, że jesteśmy płatnikami podatku VAT.

Dla przykładu Pan Daniel zakupił paliwo do samochodu osobowego, który jest jego środkiem trwałym, faktura opiewała na kwotę  123 zł brutto, jest to wydatek eksploatacyjny związany z użytkowaniem auta w firmie i prywatnie i teraz jaką cześć z faktury możemy zaliczyć w koszty?

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT, z kosztów podatkowych wyłącza się 25% wartości wydatków eksploatacyjnych poniesionych w związku z bieżącym użytkowaniem samochodu osobowego, który nie jest prywatnym majątkiem przedsiębiorcy i wykorzystywany jest zarówno w działalności gospodarczej, jak i w celach prywatnych.

A co z VAT-em?

Według art. 23 ust. 5a ustawy o PIT do wartości wydatków, które mogą stanowić koszt podatkowy w 75%, wlicza się również podatek VAT, który nie podlega odliczeniu.

W powyższym przykładzie pojawia się limit 75%. Do kosztów zaliczymy 75% wartości netto z faktury oraz 75% połowy nieodliczonego VAT-u.

Ze 100 zł netto w koszty wrzucimy 75% czyli 75 zł (100 zł netto *75%) i 75% z połowy nieodliczonego VAT-u czyli 8,63 zł (połowa VAT-u 11,50 zł*75%) co łącznie daje nam kwotę 83,63 zł.

A co w przypadku gdy Pan Daniel ma auto w leasingu operacyjnym z serwisem, gdzie leasingodawca wystawia nam oddzielną fakturę za serwis?

Zgodnie z art. 23 ust. 3b ustawy o PIT:

W przypadku gdy opłata, w tym czynsz, z tytułu umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze zostały skalkulowane w sposób obejmujący koszty eksploatacji samochodu osobowego, przepis ust. 1 pkt 46a stosuje się do tej części opłaty, która obejmuje koszty eksploatacji samochodu osobowego.

Oznacza to, że w sytuacji gdy na fakturze od leasingodawcy widnieją dodatkowe koszty, np. opłaty serwisowe, w odniesieniu do tych kosztów należy również zastosować ograniczenie 75% ich wartości.

Czyli w tym przypadku jeżeli Pan Daniel dostał fakturę za serwis w kwocie 123 zł brutto, w koszty wrzuci 83,63 zł, tak samo jak w przypadku faktury za paliwo.

A co z przedsiębiorcami, którzy wykorzystują samochód do celów firmowych, bądź prywatnych, którzy są lub nie płatnikami podatku VAT?

– W drugim przypadku przyjmijmy, że Pani Monika jest płatnikiem podatku VAT i używamy auta tylko do celów firmowych.

Pani Monika zakupiła paliwo, faktura na 123 zł brutto, ile może wrzucić w koszty działalności. Tu już nie występuje limit, w koszty wrzuci całą kwotę netto czyli 100 zł.

Pani Monika chcąc odliczać 100% VAT od wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego w firmie, musi spełnić szereg warunków, takich jak:

– dokonać zgłoszenia pojazdu do Urzędu Skarbowego na druku VAT-26, prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę) do VAT w celu wykazania, że pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w działalności, stworzyć regulamin użytkowania pojazdu w firmie.

Niespełnienie któregokolwiek z powyższych warunków uniemożliwia podatnikowi odliczenie 100% podatku VAT od wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego w firmie.

W trzecim przypadku Pani Ania nie jesteśmy płatnikami podatku VAT i używamy auta do celów mieszanych.

Na podstawie tej samej faktury za paliwo 123 zł brutto w koszty wrzuci 75% kwoty netto czyli 75 zł i 75% z VAT-u czyli 17,25, czyli łącznie w koszty wrzuci 92,25. (123 zł * 75%= 92,25).

W czwartym przypadku Pan Marcin nie jest płatnikami podatku VAT i używamy samochód wyłącznie do celów firmowych.

Tu sprawa jest prosta w koszty wrzuci 123 zł.

Przy czym Pan Marcin podobnie jak Pani Monika również musi spełnić szereg warunków uprawniających do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego w firmie

Leasing jest prostą i łatwo dostępną formą finansowania, która pozwala małym firmom na rozwój. Przedsiębiorcy mogą rozłożyć na raty zakup środków trwałych bez angażowania gotówki. Wzięcie leasingu umożliwia przedsiębiorcy zaliczenie w koszty uzyskania przychodu całości rat, natomiast w przypadku leasingu samochodów osobowych obowiązuje limit do 150 tys. złotych. Przedsiębiorca może również odliczyć naliczony VAT w wysokości 50% lub 100% – jeżeli pojazd jest używany jedynie w celach firmowych oraz gdy spełni szereg warunków, takich jak:

– dokona zgłoszenia pojazdu do Urzędu Skarbowego na druku VAT-26,

– prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę) do VAT w celu wykazania,        że pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w działalności,

– stworzy regulamin użytkowania pojazdu w firmie.

Pomimo, że leasingobiorca nie jest właścicielem finansowanego przedmiotu, może również odliczać wydatki eksploatacyjne, np. zakup paliwa, koszty serwisu, zakup płynów, wymiany opon, zakup części samochodowych czy wycieraczek – 75% w przypadku samochodów używanych w sposób mieszany (użytek prywatny i firmowy). Jeżeli pojazd będzie wykorzystywany jedynie na rzecz prowadzonej działalności, wtedy można odliczać 100% kosztów eksploatacyjnych. Jeśli przedsiębiorca wykorzystuje swoje prywatne auto do celów firmowych (nie ujęte w środkach trwałych firmy) wówczas może zaliczyć do kosztów eksploatacyjnych jedynie 20% wydatków.

Zaletą leasingu jest również to, że leasingodawcy często posiadają większe rabaty na auta, w związku z tym klient ma niższe raty. Dużym plusem jest również to, że firmy leasingowe oferują dodatkowe usługi takie jak ubezpieczenie, serwis, wymianę opon, asystę w przypadku szkody, auto zastępcze, dzięki czemu klient unika niespodziewanych kosztów.

Leasing jest formą finansowania z której mogą skorzystać zarówno przedsiębiorcy jak i konsumenci. Leasingobiorcą najczęściej są przedsiębiorcy (spółki prawa handlowego, spółki cywilne, jednoosobowe działalności gospodarcze, rolnicy, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, komunalne zakłady budżetowe, komunalne jednostki organizacyjne).

W zależności od przedmiotu leasingu warunki uzyskania finansowania mogą być uproszczone (minimalne wymogi formalne bez okazywania dokumentów finansowych lub standardowe (z udokumentowaniem zdolności finansowej). W przypadku gdy przedmiotem leasingu ma być maszyna lub urządzenie konieczne jest również ścisłe wskazanie jej celowości w firmie. Wysokość wkładu własnego jak również długość leasingu jest ściśle powiązana z przedmiotem do sfinansowania jak również długością prowadzonej działalności.

Podstawowym warunkiem otrzymania leasingu jest prowadzenie działalności gospodarczej przez określony czas. Niektórzy leasingobiorcy sfinansują nam przedmioty już od pierwszych dni działalności inne oczekują prowadzenia działalności min. 3, 6 miesięcy, jeszcze inne 12, 24 miesiące. Dużo zależy od przedmioty jaki przedsiębiorca chce sfinansować. Zazwyczaj przedmioty łatwo zbywalne np. samochody można sfinansować już od początku prowadzenia działalności.

Pan Krystian prowadzi działalność gospodarczą, ma polisę na samochód (OC, AC, NNW) oraz dodatkowo kupił ochronę GAP. Jaką kwotę wrzuci w koszty działalności?

Wartość auta i tym samym suma ubezpieczenia AC wynosi 180000 zł.

Pan Krystian wrzuci w koszty 100% składek za OC i ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW), ponieważ nie jest ono liczone od wartości samochodu.

Natomiast ubezpieczenie AC i GAP to ryzyka dobrowolne, które podlegają limitowi 150 tys. zł. gdzie podstawą obliczenia składki jest wartość samochodu.

W przypadku gdy suma ubezpieczenia AC i GAP mieści się w limicie 150 tys. zł, wówczas całą składkę możemy zaliczyć do kosztów, jeśli przekracza tą wartość to to zaliczamy ją proporcjonalnie do kosztów.

Składki można odliczyć od przychodu w takiej proporcji w jakiej kwota 150 tys. zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Pan Krystian jest zobowiązany wyliczyć wskaźnik do zastosowania zasady proporcji, 150 tys./180 tys. czyli  0,83. Składka za ubezpieczenie AC wynosi 2300 zł, leasingobiorca wrzuci w koszty 1909 zł (2300 zł*0,83). Tak samo obliczymy kwotę zaliczaną do kosztów w przypadku ubezpieczenia GAP, gdzie składka wynosi 2800 zł (2800*0,83), gdzie w koszty leasingobiorca wrzuci kwotę 2324 zł.

W przypadku samochodów osobowych, które są własnością podatnika prowadzącego działalność gospodarczą  (nie wprowadzone na stan środków trwałych firmy) w przypadku ubezpieczeń również stosuje się limit w wysokości 20%, tak samo jak inne wydatki związane
z użytkowaniem auta.